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Digitalisierung Ausländerbehörde

6. Februar 2024 | Eppingen, Informationen, Leitartikel

Neue bürgerfreundliche Online-Dienstleistungen und zukunftsfähige Ausrichtung der Ausländerbehörde durch Digitalisierung

Durch die Digitalisierung optimiert die Ausländerbehörde der Stadt Eppingen ihre Rolle als leistungsstarker Dienstleister und moderner Arbeitgeber.

Innerhalb von vier Monaten wurden Onlineanträge für die Beantragung von Aufenthaltstitel in mehreren Sprachen umgesetzt sowie eine rein digitale Aktenführung eingeführt.
Die Stadt Eppingen bietet ab sofort unter https://www.eppingen.de/digitales-rathaus/auslaenderbehoerde/ Anträge für Aufenthaltstitel in mehreren Sprachen online an.
Bürger werden strukturiert durch den Antrag in der gewünschten Sprache geführt, erhalten bei Bedarf ergänzende Informationen und können alle notwendigen Nachweise direkt hochladen. Bearbeitungszeiten aufgrund fehlender Unterlagen oder händisches Übertragen
von Antragsdaten durch die Fachabteilung können dadurch vermieden werden. Die durch die digitalisierten Prozesse frei gewordenen Kapazitäten sind notwendig, um in Zukunft den vielfältigen kommunalen Aufgaben gerecht zu werden.

Die eingesetzten Anträge wurden als sogenannte „Eine-für-Alle“-Lösung (kurz: EfA) vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg entwickelt und von der Stadt Eppingen nachgenutzt. „Wir sind dankbar, dass das Land Brandenburg die
Pionierarbeit für die inhaltliche und rechtskonforme Umsetzung geleistet hat. Dadurch schließen wir uns der Lösung als eine der ersten Kommunen in Baden-Württemberg an“, sagt die Stadtspitze. Zudem unterstützen Bund und Land das Projekt mit Zuschüssen.

Digitale Aktenführung entlastet Mitarbeiter und schafft modernen Arbeitsplatz

Um Handakten und Ausdrucke zu vermeiden, wurde zeitgleich die digitale Aktenführung eingeführt. 4.817 Papierakten wurden im Rahmen dieser Umstellung durch einen Dienstleister gescannt und jeweils in einer digitalen Akte abgelegt. Eine Schnittstelle zur
Fachanwendung und den Registern ermöglicht, dass auch neue Dokumente direkt in der elektronischen Akte landen.
Die digitalen Akten und die neue Arbeitsweise bieten enorme Vorteile: Alle Dokumente und Akten können nach Schlagworten durchsucht oder schnell versendet werden. Durch den Digitalisierungsvorgang ist der Platzbedarf für die noch vorhandenen Originaldokumente zudem sehr gering. Eingehende Anträge oder eingereichte Nachweise per Post werden durch die interne Poststelle digitalisiert und den Mitarbeitern in der Ausländerbehörde täglich bereitgestellt.
In den nächsten Monaten werden weitere Digitalisierungsprojekte in der Ausländerbehörde folgen. So wird bspw. ein Onlineantrag für die Abgabe einer Verpflichtungserklärung inkl. Bezahlfunktion umgesetzt.

Quelle: Bürgermeisteramt Eppingen

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