Buchhaltung selbst erledigen oder auslagern?

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Alle Firmen sind per Gesetz dazu verpflichtet, sämtliche Geldflüsse lückenlos zu dokumentieren. In der Regel erledigen externe Dienstleister wie Steuerberater oder freie Buchhalter, ein angestellter Mitarbeiter oder eine interne Buchhaltungsabteilung diese Aufgabe – was Unternehmen allerdings viel Geld kostet. Alternativ können Firmen Ihre Buchhaltung mithilfe einer Software in Eigenregie erledigen. Wir zeigen, welche weiteren Vorteile sich dadurch ergeben können.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Buchhaltung zu erledigen?

Vorteile einer selbst organisierten Buchhaltung

In den GoBD-Richtlinien ist gesetzlich verankert, dass Buchhaltungsunterlagen elektronisch erfassbar sowie maschinell auswertbar sein müssen. Zusätzlich müssen sie nachprüfbar und nachvollziehbar sein. Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, bieten sich Buchhaltungssoftwares an.

Außerdem profitiert man folgendermaßen, wenn man seine Bücher selbst managt:

• Der überwiegende Teil in der Buchführung sind Routineaufgaben, die immer gleich ablaufen und schnell zu lernen sind. Kümmert man sich selbst darum, reduzieren sich die Ausgaben für externe Dienstleister.
• Unternehmer haben jederzeit einen Überblick über ihre aktuelle Finanzlage.
• Die Kommunikation mit dem Steuerberater und dem zuständigen Finanzamt wird vereinfacht.
• Man erwirbt Basiswissen in den Themen Finanzen und Steuern.

Was spricht noch für eine Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware kann heutzutage wesentlich mehr leisten, als dass Unternehmen nur ihrer gesetzlichen Pflicht nachkommen. Die meisten Anwendungen verfügen über zahlreiche Zusatzfunktionen, mit denen Firmen im Alltag effizienter arbeiten können:

• Belege buchen: Belege und Quittungen lassen sich direkt beim zugehörigen Geschäftsvorfall abspeichern.
• Übersichten erstellen: Führt man seine Bücher ordentlich, kann man mit wenig Aufwand eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.
• Offene Posten anzeigen: Damit hat man einen besseren Überblick über sämtliche Forderungen.
• Individualisierbare Vorlagen verwenden: Mit wenigen Klicks lassen sich rechtskonforme und einheitlich gestaltete Angebote, Lieferscheine, Rechnungen sowie Mahnungen etc. erstellen.
• Daten übermitteln: Über DATEV- und Elster-Schnittstellen kann man Daten direkt an den Steuerberater oder an die zuständige Finanzbehörde weiterleiten.
• Online-Banking nutzen: Damit haben Firmen alle Kontobewegungen im Blick.

Ein Beispiel soll verdeutlichen, warum Zusatzfunktionen sinnvoll sind: Für manche Dokumente kann man zwar eine kostenlose Vorlage nutzen – etwa zur Rechnungserstellung –, allerdings muss man dabei jede Rechnung manuell anpassen. Dieser Prozess kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit einer Software lassen sich hingegen alle Rechnungen automatisch mit der richtigen fortlaufenden Nummerierung erstellen und korrekt ablegen.

Genügt auch eine kostenlose Software?

Das kommt ganz auf die Unternehmenskomplexität und die Branche an. Kleinere Firmen kommen durchaus mit einer Freeware zurecht. Bei einer Bezahl-Software profitieren Nutzer allerdings häufiger von den oben genannten Zusatzfunktionen. Um eine passende Anwendung zu finden, lohnt sich ein Blick in diesen Buchhaltungssoftware-Kaufratgeber. Er zeigt, welche Kriterien bei der Entscheidung eine Rolle spielen und welches Programm für welches Unternehmen geeignet ist.

Ersetzt eine gute Buchhaltungssoftware einen Steuerberater?

Nicht ganz. Mit einer Buchhaltungssoftware lassen sich zwar sämtliche Belege korrekt in digitaler Form verbuchen. Ebenso kann man die vom Finanzamt geforderten Unterlagen wie die GuV und EÜR selbst erstellen sowie übermitteln. Allerdings kann ein Steuerberater besser beurteilen, welche Steuervorteile sich nutzen lassen, wodurch ein Unternehmen viel Geld sparen kann.